نویسنده این مقاله اسکات یانگ راهکار ساده و خلاقانه ای برای انجام امور دارد. به کمک این روش می توانید کارهایی که باید در طی روز انجام دهید و مواردی که باید حتماً تا پایان هفته به انجام برسند را یادداشت نمایید. بدین ترتیب اگر موفق نشدید موردی را همین امروز به انجام برسانید، وقت باقی است. ساده به نظر می رسد؟ اما حتی چنین کاری نیز برای بسیاری از ما دشوار است.

سالها است که از این روش ساده و خلاقانه استفاده می کنم و کتاب های متعددی را نیز در این زمینه نوشته ام. اما چطور می توان این سهل ممتنع را به انجام رساند؟لازم است تا دو لیست وظایف، یکی برای روز جاری و دیگری برای هفته تهیه کنید. همان طور که روزهای هفته سپری می شوند، موارد موجود در فهرست هفتگی را کم کم به لیست روزانه منتقل کنید. و زمانی که هر یک از این وظایف را به پایان رساندید، امور روزمره به انجام رسیده اند. قدرت پنهان این روش در این موضوع نهفته است که همین فهرست ساده شما را وا می دارد تا تنها به امور خاصی بپردازید. بدین ترتیب از آنجا که شروع دوباره سخت و سخت تر می شود، ناچار می شوید تا از به تعویق انداختن ممتد امور اجتناب نمایید. علی رغم سادگی این روش، نامه های متعددی به دستم می رسند که از چگونگی اجرای آن می پرسند. نامه هایی از این دست:

سلام اسکات، از ایده ی اهداف روزانه و هفتگی بسیار مشعوف شدم، اما مشکلی در این بین وجود دارد. تفاوتی نمی کند که چگونه و با چه مشقتی تلاش می کنم، با این همه نمی توانم نیمی از آنها را به انجام برسانم. نظرت در این باره چیست؟ چه کنم تا فهرست اهداف و وظایف روزانه به اتمام برسد؟

پاسخ روشن و کوتاه است: اگر نمی توانید وظایف روزانه را به طور کامل به انجام برسانید بدین معنی است که وظایف انتخابی بیش از اندازه است. لازم است تا اهداف و وظایف روزانه را قدری کم کنید تا توان انجام همه آنها را داشته باشید. ساده بود، مگر نه؟ اما جای بسی تاسف است که هیچ کس به این حرف ها گوش نمی کند و لیست وظایف سبک تری برای خود آماده نمی نماید. در عوض، به تهیه فهرست هایی که هرگز موفق به انجام آن نیستیم همت عجیبی می گماریم.

کمتر از آن چیزی که فکر می کنید کار می کنید!

عدم پذیرش این که کم کاری می کنید به هیچ عنوان شایسته نیست. پس اگر نمی توانید تمامی لیست را انجام دهید، جای پرسش است که چگونه چنین فهرست بلند بالایی را بر می گزینید؟ حقیقت آن است که هیچ کس اهمیت نمی دهد به چه اموری علاقه مند هستید، بلکه اموری که به درستی به انجام و سرانجام رسیده اند، مهم هستند.این گرایش به برآورد بیش از اندازه توانایی ها برای انجام امور در کوتاه مدت موردی شایع است. به طوری که حتی خلاق ترین نویسندگان نیز از آن در امان نیستند، و افرادی چون کال نیوپورت نیز درباره میزان ساعاتی که به پروژه تحقیقاتی اخیرش اختصاص داده دچار سوء تفاهم است.

حتی نگارنده این سطور (و شاید مترجم آن نیز) از این آفت در امان نباشند. اما معتقدم بین افرادی چون کال و اینجانب تفاوت هایی وجود دارد و جالب اینکه هیچ یک از ما دارای قوه ی خاص و جادویی در انجام امور نیستیم، تنها نقطه قوت ما در بینش و دیدگاهی است که نسبت به توانایی های خود داریم. حقیقت آن است که به حد کفایت از تکنیک یادداشت زمان استفاده کرده ام و واقفم که چه میزان از اوقات خود را بیهوده تلف می کنم.

از آنجا که افراد به طور متوسط بینش صحیحی نسبت به توانایی های فردی خود ندارند، به جای آن که صادقانه فهرست وظایف خود را تنظیم کنند، با تلنبار کردن بیش از اندازه امور به روزهای بعدی، نمی توانند توفیقی در این روش کسب کنند. اینجاست که اهمیت استفاده از تکنیک یادداشت زمان احساس می شود.

قدری از وظایف و مسئولیت ها بکاهید

اهداف تنها زمانی به کار می آیند که با فعالیت های انگیزشی همراه باشند. زیگ زیگیولار معتقد است که اهداف باید دور از دسترس اما قابل رویت باشند. اگر حداقل نیمی از اوقات در انجام کامل فهرست وظایف روزانه توفیقی حاصل نمی کنید، توجه داشته باشید که کاری پیش نبرده و تنها وقت باارزش تان را تلف می کنید!

برای حل این نقیصه دو راهکار قابل پیشنهاد است:

۱. لازم است بکوشیم تا به نحو صادقانه ای به میزان ساعاتی که در روز صرف کرده و امور را به سامان می رسانیم اذعان کنیم. بهره از تکنیک یادداشت زمان، ساده تر از چیزی است که پیشتر تصور می کردید.

۲. به محض آن که متوجه شویم حقیقتاً چه بخشی از وقت خود را صرف انجام امور می کنیم، می توانیم نسبت به افزایش آن اقدام نماییم. بهتر است توهمات را کنار گذاشته و سعی کنیم واقع بین باشیم.

اگر پس از انجام تکنیک یادداشت زمان دریافتید که تنها چهار ساعت در روز را به کار مشغولید (موضوعی که پُر بیراه هم نیست)، اقدام و واکنش هوشمندانه آن است که از تصمیمات یکباره و احساسی اجتناب کرده و نکوشیم تا فردای آن ناگهان هشت ساعت کار کنیم! بلکه اندک اندک بر زمان کاری افزوده و از چهار به پنج و شش ساعت در روز برسیم تا اینکه نهایتاً بتوانیم ساعات کاری خود را ارتقا بخشیم.

چرا باید آهسته و پیوسته جلو برویم؟

تا زمانی که تصویری که از خود داریم، به خصوص تصویر ایده آلی که از خود ساخته ایم، با آنچه که حقیقت امر است تفاوت دارد، به طور ناخودآگاه از میزان کارائی مان کاسته می شود. شاید بتوان گفت که پس از انجام طویل المدت امور پیشین، تصور می کردیم که تا چه حد فردی کاری و مثمر ثمر هستیم.

اگر تحت تاثیر این تصور هستید که قادر به انجام هشت ساعت کار در روزید، این تکنیک نشان می دهد که حقیقتاً بیش از چند ساعت کار از دست تان بر نمی آید. آنگاه است که برنامه ریزی بی معنی می شود.

البته، گاهی اوقات ما می توانستیم امور روزانه را به خوبی به انجام برسانیم. که این موضوع می تواند موجب بروز سوء تفاهم شود. چرا که گاه با تحمل فشار مضاعف قادر به انجام کارهای بیشتری هستیم. این مورد نه تنها انرژی مان را تخلیه می کند، بلکه نمی توان حداکثر بیش از دو هفته این روند را ادامه داد، و این در حالی است که باید هدف اصلی مان افزایش نوآوری و خلاقیت باشد.

برای انجام این مهم چه باید کرد و چگونه آن را آغاز نمود؟

نخست از تکنیک یادداشت زمان کمک بگیرید. همیشه استفاده از قلم و کاغذ را ترجیح داده ام، اما اگر دوست دارید می توانید از ده ها برنامه کاربردی که برای این منظور و ثبت زمان تهیه شده نیز استفاده نمایید. اگر از تکنیک یادداشت زمان خوشتان نمی آید می توانید اموری که در طول روز انجام داده اید را ثبت نمایید. گرچه نتایج حاصله از این روش کمتر قابل اتکا هستند.

دوم، استانداردهای نوآوری خود را بازبینی کنید و سعی کنید تا سطحی بالاتر از آنچه که هستید را در نظر داشته باشید. اگر چهار ساعت در روز کار می کنید، آن را به پنج یا شش ساعت برسانید و اگر ۸ ساعت می کوشید آن را به ۱۰ یا ۱۲ ساعت برسانید.

سوم، پیش از آنکه بازگردید و میزان خلاقیت خود را بسنجید، حداقل یک ماه این استانداردها را رعایت کنید. یک ماه معیار و فرصت خوبی است چرا که زمان کمتر از آن به خصوص پس از تحت تاثیر قرار گرفتن از یک تصمیم تازه چندان قابل استنباط نیست.نهایتاً، اگر هنوز نمی توانید به اهداف از پیش تعیین شده دست پیدا کنید، باز هم حدود ۲۵ الی ۵۰ درصد از آنها را تقلیل دهید. بدین ترتیب می توانید به سطح بالاتری از خلاقیت برسید و قادرید بدون اتلاف انرژی بیش از پیش مفید واقع شوید. نکته این است که بسیاری از اهداف نه تنها با کار زیاد بلکه با درست کارکردن بدست می آیند.

اگر حقیقتاً به صورت جدی به دنبال انجام کار کمتر و گرفتن نتیجه بهتر هستید این سه نکته را از یاد نبرید:

• چند روزی از تکنیک یادداشت زمان استفاده کنید یا این که موارد به سرانجام رسیده از وظایف روزانه را ثبت نمایید.
• سعی کنید پس از دست یابی به اهداف، سطح وظایف خود را ۲۵ درصد افزایش دهید.
• یک ماه بعد بازگردید و کار خود را ارزیابی کنید. اگر پیشرفت داشته اید، می توانید دوباره تلاش کنید و سطح خود را بالاتر ببرید.

اگر تنها روزی سه ساعت کار می کنید، مطمئن باشید که این رویکرد می تواند ما را از برنامه ریزی بیهوده ۱۰ ساعته بازدارد. برای انجام بهتر امور لازم است تا هوشمندانه تر اقدام کنیم. پس اگر هنوز نمی دانید که در حال حاضر چه می کنید، چطور می توانید به این مهم دست پیدا کنید؟         منبع:زومیت